Pénztárgépek NAV bekötéséhez szükséges lépések
Online pénztárgép bekötése lépésről lépésre
Miután az első online pénztárgépek megkapták az engedélyt, egyre több kereskedő érdeklődött arról, hogy mi a teendő, ha már kiválasztotta a megfelelő kasszát és a forgalmazó partnert.
A legfontosabb első lépés az volt, hogy a vállalkozó mielőbb elküldje igénylését a NAV-hoz. A NAV adta ki a 16 karakteres regisztrációs kódot, és döntött arról is, hogy a vállalkozó kaphat-e támogatást a pénztárgépcserére.
0. Legyen nagyon óvatos a pénztárgép kiválasztásánál
Online pénztárgépet csak körültekintően volt szabad választani. A cikk külön figyelmeztetett arra, hogy kizárólag olyan pénztárgépet érdemes választani, amely rendelkezik a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal típusengedélyével.
Az engedélyezett típusok listáját a hatóság a saját honlapján tette közzé. Ez alapján lehetett ellenőrizni, hogy a kiválasztott készülék valóban alkalmas-e a jogszabály szerinti online pénztárgépes működésre.
Ne dőljön be a csalóknak
Az átállási időszakban sok bizonytalan vagy félrevezető ajánlat jelent meg. Ha egy pénztárgép nem rendelkezett érvényes típusengedéllyel, akkor annak megrendelése nem jelentett biztonságos megoldást a NAV-bekötésre.
1. Ellenőrizze, meddig használható a régi kasszája
A piacon lévő régi pénztárgépek között két fontos csoportot kellett megkülönböztetni. Nem mindegy, hogy az adott készülék rendelkezett-e elektronikus naplóval vagy sem, mert ettől függött a használhatósági határidő.
Két pénztárgépcsoport
- Elektronikus naplóval nem rendelkező kiskasszák: a rendelet alapján 2013. augusztus 31-ig voltak használhatók.
- PC-s kapcsolattal rendelkező, elektronikus naplós pénztárgépek: 2013. december 31-ig üzemelhettek NAV-bekötés nélkül.
A régi pénztárgép pontos kategóriáját mindenképpen ellenőrizni kellett, mert a rosszul értelmezett határidő bírságkockázatot okozhatott.
Nem minden pénztárgépre ugyanaz a határidő vonatkozott
Ha egy vállalkozás tévesen azt hitte, hogy a december 31-i határidő rá is vonatkozik, miközben elektronikus napló nélküli kiskasszát használt, könnyen ellenőrzési problémába kerülhetett.
2. Válassza ki a megfelelő online pénztárgépet
A megfelelő pénztárgép kiválasztása nem pusztán árkérdés volt. Fel kellett mérni, hogy a vállalkozás mire szeretné használni a kasszát.
Más készülék lehetett megfelelő egy egyszerű kiskereskedelmi üzletbe, és más megoldás kellett akkor, ha a pénztárgép háttérműveletekhez, bolti alkalmazásokhoz vagy kasszarendszerhez kapcsolódott.
Választási szempontok
- egyszerű tételbevitelre kell-e a pénztárgép,
- szükség van-e háttérműveletekre,
- kell-e bolti alkalmazásokhoz kapcsolódnia,
- kasszarendszer részeként működik-e,
- mekkora napi forgalmat kell kiszolgálnia,
- milyen szervizháttér érhető el hozzá.
Érdemes szakember segítségét kérni
Egy rosszul megválasztott pénztárgép évekre problémát okozhat. Már a kiválasztásnál célszerű szakemberrel egyeztetni, nem csak az ár alapján dönteni.
3. Válassza ki a kasszaszállítót
A pénztárgép beszerzése nem rövid távú beruházás. A forgalmazó kiválasztásakor nemcsak azt kellett nézni, hogy hol olcsóbb a készülék, hanem azt is, hogy a partner mennyire megbízható hosszú távon.
Fontos szempont volt a szakmai múlt, a technikai háttér, az országos szervizkapacitás, az időben történő szállítás, a telepítés és a használathoz szükséges betanítás.
Megbízható forgalmazó ismérvei
- van szakmai múltja,
- rendelkezik technikai háttérrel,
- van szervizkapacitása,
- képes időben szállítani és telepíteni,
- segít a használat betanításában,
- üzemeltetés után is elérhető ügyfélszolgálatot biztosít.
A pénztárgép hibája gyorsan veszteséget okozhat
Egy kereskedelmi egységben a pénztárgép meghibásodása rövid idő alatt komoly veszteséget okozhat. Ezért a forgalmazó és a szervizháttér legalább olyan fontos, mint maga a készülék ára.
Szerződéskötés még a regisztráció előtt
Ha sikerült megfelelő forgalmazó partnert találni, érdemes volt megkötni a szerződést a pénztárgépre még azelőtt, hogy a vállalkozó elindította volna a hivatalos NAV-regisztrációt.
Ennek oka az volt, hogy az átállási időszakban rövid idő alatt hatalmas mennyiségű pénztárgépet kellett kielégíteniük a gyártóknak, forgalmazóknak és szervizeknek.
Aki előre gondolkodott, hamarabb juthatott pénztárgéphez
A tömeges átállás miatt nem volt mindegy, ki mikor köt szerződést. A korábban rendezett megrendelés nagyobb esélyt adott arra, hogy a vállalkozás időben megkapja a készüléket.
4. Kérjen a NAV-tól regisztrációs kódot és támogatást
A NAV-bekötéshez szükséges regisztrációs kódot a PTGREG jelű nyomtatvány kitöltésével és beküldésével lehetett igényelni.
A PTGREG-01 lap kizárólag a támogatási tartalommal nem rendelkező üzembehelyezési kód igénylésére szolgált.
PTGREG nyomtatvány szerepe
- üzembehelyezési kód igénylése,
- nem támogatott pénztárgépek regisztrációja,
- támogatott pénztárgépekhez kapcsolódó kérelmek kezelése,
- AP kódok megadása,
- NAV-regisztráció elindítása.
50.000 Ft-os állami támogatás igénylése
Ha a vállalkozó jogosult volt a kasszánként legfeljebb 50.000 Ft-os állami támogatásra, akkor ugyanazon a PTGREG nyomtatványon a TAM01 és TAM02 lapokat kellett kitöltenie.
A cikk külön figyelmeztetett a pontos és hiánytalan adatközlésre, mert hibás kitöltés esetén a támogatási igényt elutasíthatták.
A hibás adatközlés támogatásvesztést okozhatott
Ha a PTGREG nyomtatvány pontatlan vagy hiányos volt, a NAV elutasíthatta a támogatási igényt. Ezért a nyomtatványt nem volt célszerű kapkodva kitölteni.
Minden cserélendő pénztárgép AP kódját fel kellett tüntetni
A támogatási és regisztrációs folyamatban fontos adat volt a lecserélendő pénztárgépek AP kódja.
A cikk kiemelte, hogy minden cserélendő pénztárgép AP kódját fel kellett tüntetni az adatlapokon.
Miért fontos az AP kód?
Az AP kód azonosítja a lecserélendő pénztárgépet. Enélkül a NAV nem tudja megfelelően összekapcsolni a régi pénztárgépet, az új online pénztárgép igénylését és a támogatási kérelmet.
Elektronikus beküldés előnye
A cikk javasolta, hogy a PTGREG nyomtatványt elektronikus formában töltsék ki és küldjék be.
Ennek fő előnye az volt, hogy a nyomtatványkitöltő program kiszűrte a hibás kérelmeket, és javítás nélkül nem engedte elküldeni a hibás adatlapot.
Elektronikus beküldés előnyei
- hibaszűrés a nyomtatványkitöltő programban,
- gyorsabb ügyintézés,
- kisebb esély a hiányos kérelemre,
- elektronikus válasz a NAV-tól,
- rövidebb határidő a regisztrációs kód megküldésére.
Regisztrációs kód megküldési határideje
A NAV a cikk szerint elektronikus ügyintézés esetén 5 napon belül küldte meg minden egyes pénztárgéphez a 16 karakterből álló regisztrációs kódot.
Postai úton az ügyintézési határidő 8 nap volt.
Ügyintézési határidők
- Elektronikus beküldés: NAV-válasz 5 napon belül.
- Postai beküldés: ügyintézési határidő 8 nap.
5. A regisztrációs kód után jöhetett a kassza beszerzése
Miután a vállalkozó megkapta a regisztrációs kódot, következhetett a pénztárgép tényleges beszerzése.
A cikk szerint nem ártott, ha a vállalkozó már a regisztrációs kód igénylésekor szerződést kötött a forgalmazóval, mert az átállási időszakban a gyártók, forgalmazók és szervizek rendkívül leterheltek voltak.
A regisztrációs kód után is gyorsan kellett lépni
A kód megszerzése önmagában még nem jelentette azt, hogy a vállalkozás már rendelkezik online pénztárgéppel. A készülék beszerzését, átadását és üzembe helyezését is el kellett intézni.
Augusztus 31-i határidő a kiskasszáknál
Az elektronikus naplóval nem rendelkező, úgynevezett kiskasszát használó kereskedőknek legkésőbb 2013. augusztus 31-ig le kellett bonyolítaniuk a cserét.
A NAV ezt követően bírságolhatott, ugyanakkor a Nemzetgazdasági Minisztérium közleménye szerint nem büntették azokat, akik már megkötötték a szerződést a pénztárgépszállítóval, de önhibájukon kívül nem jutottak hozzá a kasszához.
A szerződés igazolhatta a jogkövető szándékot
Ha a vállalkozó szerződést kötött a pénztárgépszállítóval, de a készülék önhibáján kívül nem érkezett meg időben, az enyhíthette a bírságkockázatot. Ehhez azonban dokumentálható szerződésre volt szükség.
A regisztrációs kód átadása az eladónak vagy műszerésznek
A pénztárgép beszerzésekor a NAV-tól kapott regisztrációs kódot nyomtatott formában át kellett adni az eladónak.
Adóügyi ellenőrző egység csatlakoztatása esetén a kódot a műszerésznek is át kellett adni. Az engedéllyel rendelkező műszerészek és szervizek listája külön elérhető volt.
Üzembe helyezéshez szükséges átadandó adatok
- NAV-tól kapott 16 karakteres regisztrációs kód,
- támogatási összegre vonatkozó NAV-határozat, ha van,
- régi pénztárgép AP kódja,
- új pénztárgép adatai,
- üzemeltető vállalkozás adatai.
A támogatás beszámítása a vételárba
Az eladó ellenőrizte a regisztrációs kódot. Ha a NAV határozata tartalmazta a támogatási összeget is, akkor a támogatás összegével csökkentett áron adta át a pénztárgépet a felhasználónak.
Egyszerű értelmezés
Ha a vállalkozó jogosult volt támogatásra, akkor az eladó a NAV-határozat alapján a támogatás összegével csökkentett árat kérhette el a pénztárgép átadásakor.
Üzembe helyezés NAV-kapcsolaton keresztül
Az eladó rögzítette a regisztrációs kódot és a pénztárgép AP számát, majd a készüléket üzembe lehetett helyezni.
Az üzembe helyezés során a pénztárgép adóügyi ellenőrző egysége online kapcsolatba lépett a NAV szerverével. A NAV válaszüzenettel helyezte üzembe a pénztárgépet.
Az online üzembe helyezés NAV-válasszal zárult
Az online pénztárgép üzembe helyezése nem egyszerű helyi beállítás volt. A készüléknek kapcsolatba kellett lépnie a NAV szerverével, és a NAV válaszüzenete alapján történt meg a tényleges üzembe helyezés.
2013. december 31-i határidő a támogatás megőrzéséhez
A cikk külön kiemelte, hogy aki támogatást kapott, annak legkésőbb 2013. december 31-ig el kellett végeznie az üzembe helyezést.
Aki a határidő után érvényesítette a regisztrációs kódot, az elveszítette a támogatást, és a kóddal már csak a regisztrációt hajthatta végre.
A támogatás határidőhöz kötődött
Ha a vállalkozó támogatást kapott, nem volt elég a kódot megszerezni. Az üzembe helyezést is határidőre el kellett végezni, különben a támogatás elveszhetett.
Gyakorlati ellenőrző lista
Az online pénztárgép NAV-bekötése több egymásra épülő lépésből állt. A hibák elkerülése érdekében érdemes volt rendszerben kezelni a folyamatot.
NAV-bekötési lépések röviden
- engedélyezett pénztárgéptípus ellenőrzése,
- régi pénztárgép használhatósági határidejének ellenőrzése,
- megfelelő online pénztárgép kiválasztása,
- megbízható forgalmazó kiválasztása,
- szerződéskötés a pénztárgépszállítóval,
- PTGREG nyomtatvány kitöltése,
- támogatás igénylése, ha a vállalkozás jogosult rá,
- AP kódok pontos megadása,
- 16 karakteres regisztrációs kód megvárása,
- regisztrációs kód átadása az eladónak vagy műszerésznek,
- pénztárgép üzembe helyezése NAV-kapcsolaton keresztül.
Összegzés
Az online pénztárgépek NAV-bekötéséhez először engedélyezett pénztárgéptípust kellett választani, majd ellenőrizni kellett, hogy a régi kassza meddig használható.
Ezután ki kellett választani a megfelelő pénztárgépet és megbízható forgalmazót, majd a PTGREG nyomtatványon regisztrációs kódot kellett kérni a NAV-tól. Támogatási jogosultság esetén a TAM01 és TAM02 lapokat is ki kellett tölteni, minden cserélendő pénztárgép AP kódjával együtt.
A NAV elektronikus beküldés esetén 5 napon belül, postai úton 8 napon belül küldte meg a 16 karakteres regisztrációs kódot. A pénztárgép üzembe helyezésekor ezt a kódot át kellett adni az eladónak vagy a műszerésznek, majd a pénztárgép online kapcsolatba lépett a NAV szerverével.
Online pénztárgép NAV-bekötés szakszerűen
Online pénztárgép bekötésekor nem elég készüléket választani. Szükség van engedélyezett típusra, megfelelő forgalmazóra, PTGREG kódra, pontos AP adatokra, támogatási ügyintézésre és szakszerű üzembe helyezésre is.
Telefon: +36 1 704 00 00
Cím: 1093 Budapest, Közraktár utca 22.