1093 Budapest, Közraktár utca 22. | +36 1 704 00 00

Epénztárgép bizonylatok tárolása digitálisan

2025-10-13

Az epénztárgép használata mára a legtöbb kereskedelmi és szolgáltató vállalkozás számára kötelezővé vált. A modern technológia azonban jóval többet kínál a puszta értékesítés rögzítésénél: lehetőséget biztosít a bizonylatok digitális tárolására és rendszerezésére is.

A digitális bizonylatkezelés nemcsak a jogszabályi megfelelés szempontjából lényeges, hanem jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket, egyszerűsíti a könyvelést, és biztonságosabb adatkezelést tesz lehetővé. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan működik a bizonylatok digitális tárolása, mire kell figyelni, és milyen előnyökkel jár a vállalkozások számára.


Epenztargep bizonylatok tarolasa digitalisan

1. Miért fontos a bizonylatok megőrzése?

Minden pénztárgép – így az epénztárgép is – nyugtát és egyéb bizonylatokat állít ki az értékesítési tranzakciókhoz. Ezek a dokumentumok a vállalkozás működésének jogi és pénzügyi alapját képezik.

A bizonylatok megőrzése:

  • kötelező a jogszabályi előírások miatt,

  • fontos az esetleges NAV ellenőrzések során,

  • segíti a könyvelést és pénzügyi tervezést,

  • bizonyítékként szolgálhat jogviták esetén.

A hagyományos papíralapú tárolás sok helyet foglal, nehezen rendszerezhető és könnyen sérülhet. A digitális bizonylattárolás ezzel szemben hatékonyabb, átláthatóbb és biztonságosabb megoldás.

2. Hogyan működik az epénztárgép digitális bizonylattárolása?

Az epénztárgépekbe beépített szoftver lehetővé teszi, hogy a kiállított nyugták és bizonylatok automatikusan mentésre kerüljenek digitális formában. Ezek az adatok jellemzően:

  • PDF vagy XML formátumban,

  • biztonságos felhőalapú tárhelyen vagy

  • a pénztárgéphez kapcsolódó webes adminisztrációs felületen tárolódnak.

A vállalkozás így nem papírdobozokban keresgéli a több hónappal korábbi bizonylatokat, hanem néhány kattintással elő tudja hívni a szükséges dokumentumot.

3. Jogszabályi követelmények és NAV előírások

A bizonylatok megőrzése digitális formában megfelel a jogszabályoknak, amennyiben az adatok:

  • hitelesek,

  • visszakereshetők,

  • megváltoztathatatlan formában tárolódnak,

  • a megőrzési időszak (általában 8 év) alatt bármikor hozzáférhetők.

Az adóhatóság számára kiemelt fontosságú, hogy a digitális bizonylatok nem módosíthatók, és a rendszer biztosítsa azok naplózását és hitelességét.

4. Milyen bizonylatok tárolhatók digitálisan?

Az epénztárgépek többféle bizonylat digitális tárolását teszik lehetővé:

  • értékesítési nyugták,

  • sztornó bizonylatok,

  • napi zárások és jelentések,

  • egyéb tranzakciós nyilvántartások.

Ezek a dokumentumok automatikusan időbélyeggel és tranzakciós azonosítóval ellátva kerülnek mentésre, így megfelelnek a számviteli és adózási előírásoknak.

5. Felhőalapú tárolás előnyei

A digitális bizonylattárolás egyik legnagyobb előnye a felhőalapú rendszer.
Ez lehetővé teszi:

  • az adatok biztonságos tárolását távoli szervereken,

  • valós idejű hozzáférést több felhasználó számára,

  • adatvesztés elleni védelmet,

  • automatikus mentéseket.

Egy esetleges hardverhiba vagy készülékcsere esetén a bizonylatok nem vesznek el, hanem bármikor elérhetők maradnak.

6. Hozzáférés és jogosultságkezelés

A digitális tárolás egyik fontos eleme a jogosultságok megfelelő beállítása.
A rendszer lehetővé teszi:

  • különböző felhasználói szintek meghatározását,

  • biztonságos belépést jelszóval vagy kétfaktoros azonosítással,

  • hozzáférési naplók vezetését.

Így biztosítható, hogy csak azok férjenek hozzá a bizonylatokhoz, akiknek valóban szükségük van rájuk.

7. Integráció könyvelői rendszerekkel

Az epénztárgépekhez kapcsolódó digitális bizonylattárolás nagy előnye, hogy összekapcsolható könyvelőprogramokkal és számlázórendszerekkel.

Pénztárgépek akcióban

Ennek előnyei:

  • automatikus adatátvitel a könyvelésbe,

  • kevesebb manuális munka,

  • kevesebb hibalehetőség,

  • gyorsabb könyvelési folyamatok.

A könyvelők közvetlenül le tudják tölteni a szükséges dokumentumokat, így a kommunikáció is hatékonyabbá válik.

8. Keresés és szűrés egyszerűen

A digitális tárolás másik nagy előnye a könnyű visszakereshetőség.
A rendszerben a bizonylatok szűrhetők például:

  • dátum,

  • összeg,

  • tranzakció típusa,

  • üzlethelyiség vagy pénztárgép szerint.

Ez hatalmas időmegtakarítást jelent egy esetleges NAV ellenőrzés vagy könyvelési audit során.

9. Biztonsági mentések fontossága

Még a legmegbízhatóbb rendszerek esetében is fontos a biztonsági mentések rendszeres készítése.
A vállalkozásoknak érdemes:

  • automatizált mentéseket beállítani,

  • redundáns tárhelyeket használni,

  • jelszavakat és hozzáféréseket rendszeresen frissíteni.

Ezek az intézkedések biztosítják, hogy a bizonylatok semmilyen körülmények között ne vesszenek el.

10. Digitális archiválás hosszú távra

A digitális bizonylatok megőrzésére több évig szükség van a jogszabályok értelmében. Érdemes olyan rendszert választani, amely:

  • garantálja az adatok hosszú távú megőrzését,

  • biztosítja a fájlok olvashatóságát évek múltán is,

  • támogatja a jogszabályi megfelelést.

A korszerű epénztárgépekhez tartozó rendszerek ezt a funkciót már alapból tartalmazzák.

11. NAV ellenőrzés esetén

Egy NAV ellenőrzés során gyorsan és pontosan kell tudni bemutatni a kért bizonylatokat.
A digitális tárolás előnyei ilyenkor kiemelkedőek:

  • a szükséges dokumentumok percek alatt előkereshetők,

  • nincs papírtologatás vagy elveszett bizonylat,

  • a rendszer pontosan naplózza az adatokat.

Ez csökkenti a bírság kockázatát és egyszerűsíti az ellenőrzés menetét.

12. Költséghatékonyság és környezetvédelem

A digitális tárolás költségmegtakarítást is jelent:

  • kevesebb papír- és nyomtatóköltség,

  • kevesebb fizikai tárolóhely,

  • gyorsabb munkafolyamatok.

Emellett környezetbarát megoldás, hiszen jelentősen csökkenti a papírfelhasználást.

13. Tippek a digitális bizonylattárolás bevezetéséhez

  • Válassz megbízható pénztárgépet, amely támogatja a digitális mentést.

  • Gondoskodj a megfelelő jogosultságokról és hozzáférés-kezelésről.

  • Állíts be rendszeres biztonsági mentést.

  • Integráld a könyvelési rendszerrel, ha lehetséges.

  • Készíts egy belső szabályzatot a bizonylatkezelés folyamatáról.

14. Összegzés

A digitális bizonylattárolás az epénztárgépek egyik legfontosabb, de sokszor alábecsült funkciója.

  • Biztonságosabb, mint a papíralapú megoldások,

  • egyszerűbbé teszi az adminisztrációt,

  • megkönnyíti a könyvelést és az ellenőrzéseket,

  • csökkenti a költségeket,

  • és teljes mértékben megfelel a jogszabályoknak.

Legyen szó olcsó pénztárgépről, használt pénztárgépről vagy korszerű online pénztárgépről, a digitális tárolási funkció ma már alapvető eszköz a modern vállalkozások számára.