1093 Budapest, Közraktár utca 22. | +36 1 704 00 00

E pénztárgép adatmegőrzési kötelezettség

2025-08-27

Az e-pénztárgépek működésének egyik alapvető pillére az adatmegőrzés. A jogszabályi környezet szigorúan előírja, hogy a pénztárgépek által rögzített adatokhoz a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) bármikor hozzáférhessen, illetve a vállalkozásnak is biztosítania kell azok megőrzését. Az adatmegőrzési kötelezettség célja nemcsak az adóelkerülés megakadályozása, hanem a fogyasztók bizalmának növelése és a vállalkozás adminisztrációjának átláthatóbbá tétele is.


E penztargep adatmegorzesi kotelezettseg

1. Mit jelent az adatmegőrzési kötelezettség?

Az adatmegőrzési kötelezettség azt takarja, hogy a pénztárgép által rögzített összes tranzakciós adatot a vállalkozásnak meghatározott ideig elérhető és visszakereshető formában meg kell őriznie. Ez nem csak a nyugták és bizonylatok adataira, hanem a teljes naplóállományra és a gépben tárolt forgalmi adatokra is kiterjed.

A magyar szabályozás alapján:

  • Minden pénztárgépes adatot 8 évig meg kell őrizni, mivel ez megegyezik az általános adóügyi elévülési idővel.

  • Az adatoknak olyan formában kell fennmaradniuk, hogy bármikor visszakereshetők legyenek, és a NAV kérésére azonnal rendelkezésre álljanak.

2. Milyen adatokat kell megőrizni?

Az e-pénztárgép adatmegőrzési kötelezettsége több kategóriát érint:

  • Napi forgalmi adatok (nyugta, sztornó, visszáru, kedvezmények).

  • Napi zárások (az adott napi teljes bevételi összesítés).

  • Havi és éves összesítők, amelyeket a gép automatikusan vagy manuálisan készít.

  • Naplófájlok és naplóállományok, amelyek a gép működésének teljes technikai és tranzakciós hátterét rögzítik.

  • Szerviznapló és minden karbantartási esemény dokumentációja.

Fontos, hogy nemcsak az elektronikus adatok számítanak, hanem a kiadott papíralapú nyugták, számlák másolatai is az adatmegőrzés körébe tartozhatnak.

3. Hol és hogyan kell megőrizni az adatokat?

A pénztárgép adatai kétféleképpen érhetők el:

  • A pénztárgép saját memóriájában (fiskális memória, naplóállományok).

  • Külső adathordozón vagy felhőalapú rendszerben (biztonsági mentések).

    Pénztárgépek akcióban

A legjobb gyakorlat az, ha a vállalkozás rendszeresen mentést készít a pénztárgép adatairól, például USB-re vagy egy felhőszolgáltatásba. Ez azért fontos, mert egy hardverhiba vagy meghibásodás esetén a vállalkozás továbbra is tudja igazolni a NAV felé az adatokat.

4. NAV elvárások az adatmegőrzéssel kapcsolatban

A NAV szigorúan ellenőrzi, hogy a vállalkozások eleget tesznek-e az adatmegőrzési kötelezettségnek. Egy ellenőrzés során a hatóság kérheti:

  • A pénztárgép naplóállományának bemutatását.

  • Bizonylatok és nyugták visszakeresését egy adott időszakból.

  • Az adatexport funkció használatát, amely lehetővé teszi, hogy a NAV ellenőrök digitális formában kapják meg az adatokat.

Ha a vállalkozás nem tudja bemutatni a kért adatokat, az mulasztási bírságot vonhat maga után.

5. Adatmegőrzés és GDPR kapcsolata

Az adatmegőrzési kötelezettség kapcsán gyakran felmerül a GDPR is, hiszen a nyugták és tranzakciós adatok személyes adatokat is tartalmazhatnak (például kártyás fizetésnél). A vállalkozásnak biztosítania kell, hogy ezek az adatok:

  • Csak a szükséges ideig legyenek megőrizve.

  • Biztonságosan legyenek tárolva, védve illetéktelen hozzáféréstől.

  • Ne kerüljenek harmadik félhez a jogszabályokban meghatározott eseteken kívül.

6. Gyakorlati tanácsok a vállalkozásoknak

  • Készítsünk rendszeres biztonsági mentést a pénztárgép adatairól.

  • Ellenőrizzük időnként, hogy a mentések valóban olvashatók és visszaállíthatók.

  • Biztosítsuk, hogy az adatokhoz csak illetékes személyek férjenek hozzá.

  • Ne feledkezzünk meg a papíralapú dokumentumok megőrzéséről sem.

Összegzés

Az e-pénztárgépek adatmegőrzési kötelezettsége nem csupán jogszabályi előírás, hanem a vállalkozás saját érdeke is. Az adatok hosszú távú megőrzése biztosítja, hogy egy esetleges NAV-ellenőrzés során minden szükséges bizonylat és napló rendelkezésre álljon, valamint segít a saját belső ellenőrzésben és könyvelésben is. Aki időben gondoskodik az adatok archiválásáról és védelméről, nemcsak jogszerűen jár el, hanem csökkenti a hibákból és mulasztásokból eredő kockázatokat is.