Az e-pénztárgép vásárlása önmagában nem elég – a legfontosabb adminisztratív lépés az adóhatósági regisztráció, amely nélkül az eszköz nem üzemeltethető. Ez a folyamat minden magyar vállalkozás számára kötelező, ha online pénztárgépet használ. A következőkben bemutatjuk, hogyan történik az e-pénztárgép regisztrációja a NAV-nál, mire kell figyelni, és hogyan kerülhető el a későbbi bírságolás.
Az e-pénztárgépek lényege, hogy valós időben adatot szolgáltatnak a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé. Ez csak akkor történhet meg szabályosan, ha a készüléket hivatalosan regisztrálják az adóhatóságnál. A regisztráció hiánya súlyos jogkövetkezményeket vonhat maga után, beleértve:
bírságot,
a pénztárgép lekapcsolását,
és az adóhatósági ellenőrzés fokozását.
A NAV rendszerében a pénztárgép-regisztráció az PTGREG adatlap benyújtásával történik. Ezt az adatlapot kizárólag elektronikusan lehet beküldeni, Ügyfélkapun vagy Cégkapun keresztül. A PTGREG lap kitöltése során az alábbi adatokra lesz szükséged:
A vállalkozás neve, adószáma, székhelye.
A pénztárgép típusa, gyártója, forgalmazója.
A használat pontos címe (üzlet, szolgáltatás helyszíne).
Kiválasztott szervizpartner adatai.
A teljes folyamat általában a következő lépésekből áll:
A NAV weboldaláról letölthető az adatlap, amelyhez szükség lesz ÁNYK (Általános Nyomtatványkitöltő Keretprogram) használatára is.
Fontos, hogy minden adat pontosan és helyesen szerepeljen, mert hibás beküldés esetén a regisztráció elutasításra kerülhet.
A kész adatlapot elektronikus úton kell beküldeni. Célszerű elmenteni és kinyomtatni a visszaigazolást.
A PTGREG adatlap elfogadása után a NAV egy egyedi regisztrációs kódot generál, amit:
vagy a vállalkozás képviselője kap meg,
vagy a szervizpartner, ha meghatalmazással rendelkezik.
Ezt a kódot kötelező megadni a forgalmazónak, ugyanis e nélkül nem lehet beüzemelni a pénztárgépet. A regisztrációs kód tehát a kapcsolat a NAV és az adott készülék között.
A regisztráció során nem csak az üzlet és a pénztárgép adatait kell megadni, hanem a hivatalos szervizpartnerét is.
A NAV csak akkor fogadja el a regisztrációt, ha a kiválasztott szervizszolgáltató szerepel a jóváhagyott szolgáltatók listáján.Tipp: Mindig ellenőrizd, hogy a szerviz szerepel-e a NAV által nyilvántartott szolgáltatók között.
A folyamat akkor zárul le sikeresen, amikor:
A NAV visszajelzést küld a regisztrációs kódról.
A pénztárgép-kereskedő ezt a kódot használva aktiválja a készüléket.
A szervizpartner hivatalosan beüzemeli az eszközt, és rögzíti a beüzemelési jegyzőkönyvet.
Csak ezután kezdheted el az éles használatot, vagyis a nyugtakiállítást.
Változás esetén – például:
telephelycsere,
új szervizpartner,
tulajdonosváltás,
újra be kell nyújtani a PTGREG adatlapot a friss adatokkal. A NAV rendszere minden változást nyomon követ, és elvárja, hogy ezek időben be legyenek jelentve.
Ha hibás adatot adtál meg a PTGREG lapon, vagy elfelejtetted beküldeni, akkor:
Haladéktalanul értesítsd a könyvelődet vagy az ügyintézőt.
Nyújts be új adatlapot a hibás verzió visszavonásával együtt.
A lehető legrövidebb időn belül jelezd a NAV-nak az elírást.
Figyelem: a hibás vagy késedelmes regisztráció a NAV részéről szankcióval is járhat, különösen ha a pénztárgép már működik, de hivatalosan nincs nyilvántartva.
A NAV ellenőrei kérhetik a következő dokumentumokat:
PTGREG adatlap másolata és elektronikus visszaigazolás.
Regisztrációs kód.
Üzembe helyezési jegyzőkönyv.
Műszaki napló.
Ezért minden dokumentumot érdemes nyomtatva és digitálisan is megőrizni, legalább 5 évig.
Az e-pénztárgép regisztrálása a NAV-nál nem bonyolult, de pontos odafigyelést igényel. Az alábbiakat érdemes megjegyezni:
A PTGREG adatlap kitöltése és beküldése kötelező.
A regisztrációs kód nélkül nem lehet a pénztárgépet aktiválni.
A regisztrációt csak jóváhagyott szervizzel lehet véglegesíteni.
A dokumentumokat mindig őrizd meg ellenőrzés esetére.