Mi a teendő, ha elütöttük a pénztárgépet, és tévedésből nagy összeget ütöttünk be?
Mi a teendő, ha elütöttük a pénztárgépet, és tévedésből nagy összeget ütöttünk be?
A kereskedelemben gyakori jelenség, hogy a kasszások vagy a pénztárgépet használó munkatársak tévedésből rossz összeget ütnek be. Ez történhet egy pillanatnyi figyelmetlenség, elgépelés vagy egy hirtelen ügyfélszituáció miatt. Az ilyen hibák kezelése azonban nemcsak technikai, hanem jogszabályi kérdés is lehet, ezért fontos ismerni a teendőket és a lehetőségeket.
A legfontosabb eldöntendő kérdés az, hogy a nyugtát lezártuk-e már, vagy sem. A lezáratlan nyugták esetében a megoldás egyszerűbb, míg a lezárt nyugták esetén több lépés is szükséges a probléma helyes kezeléséhez.
1. Nyugta megszakítása lezárás előtt
Ha a hibát észrevesszük, mielőtt a nyugtát lezárnánk (azaz még nem nyomtuk meg a Készpénz vagy Bankkártyás gombot), akkor a hiba egyszerűen és gyorsan orvosolható. A pénztárgépen található egy „Nyugta megszakítás” gomb, amelynek megnyomásával megszakíthatjuk a folyamatot. Ilyenkor az eddig bevitt adatok törlődnek, és új nyugtát készíthetünk.
Fontos tudni, hogy a megszakított nyugta után kapott blokkot nem szükséges megőriznünk, hiszen a nyugtát hivatalosan nem zártuk le, így az nem válik véglegessé. Ez egy egyszerű és gyors megoldás, ha időben észleljük a hibát.
2. Hibakezelés lezárt nyugta esetén
Amennyiben a nyugtát már lezártuk, tehát megnyomtuk a Készpénz vagy Bankkártyás gombot, a helyzet bonyolultabbá válik, de még mindig lehetőség van a hiba korrigálására. Ilyen esetben a sztornó funkcióhoz kell folyamodnunk.
A sztornó lépései:
STORNO gomb megnyomása: A pénztárgépünkön található STORNO gomb megnyomásával tudjuk megkezdeni a folyamatot. Ez elindít egy kérdéssort, amelyen végig kell mennünk.
Vásárló adatai: A pénztárgép meg fogja kérdezni a vásárló adószámát (ez kihagyható), nevét és címét. Ezek az adatok jogszabályi kötelezettség miatt kerülnek rögzítésre, és szerepelni fognak a sztornó nyugtán.
Sztornó okának megadása: A gép megkérdezi, hogy miért van szükség a sztornóra. Itt ki kell választanunk a megfelelő okot a listából, például „téves beütés” vagy „elállás”. Ez azért fontos, mert a sztornó nyugta hivatalos dokumentum, amely a könyvelésbe is bekerül.
Sztornó nyugta elkészítése: Miután megadtuk az összes szükséges adatot, a pénztárgép elkészíti a sztornó nyugtát, amely azt mutatja, hogy a korábbi tranzakció törlésre került.
Ezzel hivatalosan is kijavítottuk a hibát.
3. Készpénzhiány és bankkártyás fizetések kezelése
Fontos tudni, hogy a pénztárgépek alapértelmezés szerint készpénzből végzik a sztornót. Ez azt jelenti, hogy a gép automatikusan ellenőrzi, van-e elegendő készpénz a kasszában a sztornóhoz. Ha nincs, a sztornó folyamat megszakad, és a gép azt az üzenetet küldi, hogy „Nincs elég pénz a kasszában!”. Ez leggyakrabban akkor fordul elő, ha egy bankkártyás tranzakciót próbálunk sztornózni.
Ilyen esetben van egy megoldás: a pénznem csere funkció. Ez lehetővé teszi, hogy a pénztárgép memóriájában a bankkártyás fizetést készpénz fizetési móddá alakítsuk át. Így a pénztárgép már készpénznek fogja tekinteni a sztornót, és el tudjuk végezni a hibás tranzakció javítását.
Hogyan működik a pénznem csere funkció?
- Nyomjuk meg a Pénznem csere gombot.
- A bankkártya fizetőeszközt cseréljük készpénz fizetőeszközre.
- Ezzel a pénztárgép készpénzként fogja kezelni a sztornót, és azonnal engedélyezi a tranzakció törlését.
Ez egy praktikus és gyakran szükséges lépés, főleg azokban az üzletekben, ahol sok a bankkártyás fizetés, és kevesebb a készpénzforgalom.
4. Elővigyázatossági tanácsok a hibák elkerüléséhez
A pénztárgéppel végzett tranzakciók során érdemes néhány alapvető óvintézkedést megtenni, hogy elkerüljük az ilyen hibákat:
- Részösszeg ellenőrzése: Mielőtt lezárnánk a nyugtát, mindig nyomjuk meg a Részösszeg gombot. Ezzel áttekinthetjük a beütött tételeket, és még időben észrevehetjük, ha valami nem stimmel.
- Várakozás a vásárló visszaigazolására: Mielőtt lezárnánk a nyugtát, érdemes megvárni, amíg a vásárló előveszi a pénztárcáját, vagy megerősítést kapunk a bankkártyás tranzakció sikeréről. Így elkerülhetjük, hogy lezárjunk egy hibás nyugtát.
5. Összegzés
A téves beütések és a pénztárgépes hibák nem ritkák, de szerencsére többféle lehetőség is van a hiba kijavítására. A legfontosabb az, hogy ismerjük a pénztárgép által kínált funkciókat, és tudjuk, hogyan kell azokat helyesen használni. Lezáratlan nyugták esetén a nyugta megszakítása a legegyszerűbb megoldás, míg lezárt nyugták esetén a sztornóval és a pénznem csere funkcióval korrigálhatjuk a hibát.
Mindig legyünk elővigyázatosak, és ellenőrizzük a tranzakciókat, hogy minél kevesebb hibával és kevesebb utómunkával kelljen foglalkoznunk.
- Miért érdemes bérelni vagy használt pénztárgépet vásárolni?
- A pénztárgépek karbantartása és szervizelése: Hosszú élettartam és hatékony
- Kerüljük el a pénztárgépek véletlen meghibásodását! Vigyázzunk a sörrel!